Aperçu du poste
Le FAEJ souhaite embaucher un·e coordonnateur·trice de bureau et des relations avec les sections, qui jouera un rôle essentiel dans le soutien au travail de ses sections à travers le pays et au fonctionnement de l’organisme. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein et la date d’entrée en fonction prévue est le 22 juillet 2024.
Relevant de la directrice des opérations, le/la coordonnateur·trice de bureau et des relations avec les sections soutiendra l’ensemble des activités de fonctionnement du FAEJ et contribuera à l’avancement des travaux de ses sections membres. Le/la candidat·e idéal·e sera en mesure de travailler à la fois de manière indépendante et en collaboration avec l’équipe des opérations. Il/elle possédera une expérience dans le secteur à but non lucratif et/ou de bienfaisance et le travail auprès de bénévoles, notamment pour des réservations de voyages ou d’hébergement, l’aide dans les processus financiers, l’accueil de nouveaux·elles bénévoles, le soutien aux comités des sections bénévoles et la réponse aux besoins informatiques du personnel.
Il s’agit d’un poste hybride; le/la candidat·e retenu·e devra travailler au moins deux jours par semaine depuis les bureaux du FAEJ au centre-ville de Toronto.
Qui nous sommes
Le FAEJ est un organisme à but non lucratif qui utilise le droit pour faire avancer l’égalité des genres au Canada. Notre bureau national se trouve au centre-ville de Toronto et nous avons des sections bénévoles à Edmonton, Calgary, Winnipeg, Thunder Bay, Windsor, Waterloo, Hamilton, Toronto, Kingston, Ottawa, Montréal et Halifax.
Nous intervenons dans des affaires juridiques afin de faire avancer l’égalité des genres au Canada – en aidant à prévenir la violence, à éliminer la discrimination en milieu de travail, à offrir de meilleures prestations de maternité, à garantir un droit à l’équité salariale et à donner accès aux libertés reproductives. Nous exerçons des pressions en faveur de la réforme progressiste du droit sur des enjeux déterminants pour l’égalité des genres, notamment la violence sexuelle, la haine en ligne, la violence fondée sur le genre facilitée par la technologie et le revenu de base. Nous utilisons l’éducation pour amplifier nos victoires juridiques et pour améliorer la compréhension qu’ont les personnes de leurs droits.
Pour plus d’information, visitez www.leaf.ca.
Qui vous êtes
Vous êtes un·e professionnel·le compétent·e et expérimenté·e en matière d’opération et de soutien au bon fonctionnement d’un organisme. Vous avez travaillé dans le secteur à but non lucratif et bénévole et/ou dans un organisme de petite taille, où vous exécutiez des tâches de soutien administratif et financier comme la compilation de relevés de dépenses. Vous détenez une expérience démontrée en soutien aux bénévoles pour contribuer au travail d’un organisme. Vous souhaitez faire avancer l’égalité des genres au Canada et voulez y contribuer en veillant à ce que les activités du FAEJ continuent de répondre à ses besoins organisationnels. Vous possédez d’excellentes compétences interpersonnelles et de communication, êtes ingénieux·se et adaptatif·ve, et n’avez pas peur de poser des questions ou de demander de l’aide pour une tâche. Vous aimez faire partie d’une équipe dont les membres ont leur travail à cœur et s’entraident. Vous êtes engagé·e à vous perfectionner en tant que professionnel·le du secteur à but non lucratif et bénévole, dans un environnement de travail stimulant.
Tâches et responsabilités
Coordonnateur·trice de bureau (50 %)
- Coordonne au quotidien l’ensemble des activités du bureau national du FAEJ
- Coordonne les technologies de l’information du bureau, notamment en contribuant à la mise en œuvre de systèmes informatiques, en assurant la liaison avec le soutien technique, en recevant les demandes du personnel concernant les technologies et en collaborant pour y répondre
- Fournit un soutien à la directrice exécutive et conseillère générale, à la directrice des opérations, au conseil d’administration du FAEJ et à ses comités, pour la planification des réunions, l’archivage, la correspondance et d’autres tâches administratives
- Collabore avec le personnel du FAEJ au soutien des événements nationaux de l’organisme
- Assiste le personnel du FAEJ dans la planification d’événements et de réunions, y compris pour les locaux, l’hébergement, les réservations de voyage, le traiteur et la préparation de documents, au besoin
- Coordonne la réception des demandes d’accueil et d’orientation (notamment en les acheminant vers le personnel approprié) et des courriels de sympathisant·e·s (notamment en mettant à jour les renseignements des donateur·trice·s et les questions liées au bénévolat)
- Aide le personnel du FAEJ dans les aspects administratifs de la gestion de la base de données des donateur·trice·s
- Aide aux aspects administratifs des processus de recrutement du FAEJ, y compris l’anonymisation des candidatures
- Prend en charge d’autres tâches, fonctions et responsabilités, au besoin
Relations avec les sections (30 %)
- Supervise les relations avec les sections et entretient les relations entre le bureau national du FAEJ et ses sections
- Fait avancer le travail quotidien des sections en coordonnant les réunions et en y participant, en veillant à la production de rapports mensuels, en supervisant les obligations de reddition de comptes des sections et en veillant à l’intégration des activités des sections dans le travail du bureau national du FAEJ
- Fournit un soutien opérationnel aux comités exécutifs des sections
- Collabore avec le personnel du FAEJ au soutien des événements des sections, au besoin
- Fournit une assistance aux sections en supervisant la boîte de réception des demandes et en y répondant
- Coordonne la base de données des membres, notamment en avisant les sections de l’échéance de leur adhésion
Administration financière (20 %)
- Collabore avec l’équipe des opérations à coordonner et gérer les relations avec les fournisseur·euse·s et les prestataires de services
- Recueille, compile et produit les rapports de rapprochement des dépenses Visa
- Reçoit tous les états de compte/factures et coordonne l’approbation des paiements, y compris leur saisie dans le logiciel de gestion des dépenses du FAEJ
Qualifications et expérience
- Au moins un diplôme d’études collégiales de deux ans ou un baccalauréat de trois ans dans un domaine d’études pertinent
- Deux à quatre ans d’expérience professionnelle dans un rôle connexe ou d’expérience auprès d’organismes de bienfaisance, sans but lucratif ou de petite taille, ou une expérience bénévole similaire
- Connaissance approfondie des logiciels et outils de travail courants comme la suite Microsoft 365
- Expérience en recrutement, accueil et soutien des bénévoles
- Capacité démontrée à travailler avec des logiciels infonuagiques comme DonorPerfect, Plooto, SharePoint et Asana
- Excellentes compétences d’organisation, d’administration, de gestion du temps et de gestion de projet, avec une rigueur démontrée et une minutie exceptionnelle
- Excellentes compétences de communication orale et écrite, y compris la capacité d’exprimer des idées et des opinions de manière claire et efficace
- Solides compétences et approches de résolution de problèmes, y compris la capacité d’identifier des problèmes, de rechercher des solutions et de proposer une voie à suivre
- Capacité à travailler de manière efficace à la fois individuellement et au sein d’une équipe et à respecter des échéanciers serrés au besoin
- Le bilinguisme fonctionnel serait un atout
Rémunération et avantages sociaux
Il s’agit d’un poste permanent à temps plein. Le/la candidat·e retenu·e recevra un salaire de 65 000 à 72 500 $ de même que des avantages additionnels incluant trois semaines de vacances dès la première année, trois semaines de congés de maladie payés, une semaine de congés payés pour les aidant·e·s, trois jours de congés personnels payés, une semaine de fermeture des bureaux pendant les vacances de décembre, un budget annuel pour le développement professionnel continu et l’inscription immédiate au régime d’avantages sociaux complet du FAEJ, qui comprend des prestations de santé et de soins dentaires. Le FAEJ organise également des célébrations d’anniversaires et d’événements marquants de la vie des membres du personnel, et des dîners d’équipe mensuels avec traiteur.
Lieu
Il s’agit d’un poste hybride; le/la candidat·e retenu·e devra travailler au moins deux jours par semaine depuis les bureaux du FAEJ au centre-ville de Toronto.
Comment postuler
Le FAEJ reconnaît que des obstacles structurels influencent les expériences, les qualifications et le sentiment de capacité. Nous encourageons les personnes à poser leur candidature même si elles pensent que le poste pourrait être trop exigeant pour elles. Le FAEJ s’engage à soutenir le/la coordonnateur·trice de bureau et des relations avec les sections par le biais d’une orientation, d’une formation et d’un mentorat continu.
Le FAEJ encourage les candidatures de personnes représentant la diversité de nos communautés. Nous encourageons fortement les candidatures de personnes noires, autochtones et racisées ainsi que de nouveaux·elles arrivant·e·s, personnes de genres divers et membres d’autres groupes en quête d’équité. Si vous vous sentez à l’aise de le faire, merci d’indiquer dans votre lettre de présentation si vous vous considérez comme faisant partie d’un groupe en quête d’équité.
Le FAEJ accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées à tous les postes à pourvoir. Dans la mesure du possible, des aménagements seront fournis sur demande aux candidat·e·s qui prendront part à toutes les étapes du processus de sélection.
Pour postuler, veuillez joindre les documents suivants dans un seul fichier PDF et l’envoyer à [email protected] :
- Votre lettre de présentation
- Votre curriculum vitæ
- Une liste de trois références (avec le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de chaque personne contact)
Dans la ligne d’objet de votre candidature par courriel, inscrivez « Coordonnateur·trice de bureau et des relations avec les sections ».
Veuillez adresser votre candidature au Comité d’embauche. Dans votre lettre de présentation, expliquez pourquoi vous souhaitez travailler avec le FAEJ et pourquoi vous êtes qualifié·e pour le poste compte tenu des tâches, responsabilités, qualifications et expériences susmentionnées. Prière de ne pas soumettre de candidatures multiples ou de documents supplémentaires.
Échéancier d’embauche
Les candidatures pour ce poste seront acceptées jusqu’à 23 h 59 (heure de l’Est) le 26 juin 2024. Les entrevues auront lieu virtuellement. La date idéale d’entrée en fonction pour ce poste est le 22 juillet. Nous remercions tou·te·s les candidat·e·s pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidat·e·s que nous souhaitons voir en entrevue.
